Политика обработки персональных данных

Редакция от 28.10.2026. Действует для сервиса ТенантФлоу, размещённого по адресу https://tenantflow.ru

1. Общие положения

Настоящая Политика определяет цели, состав, правовые основания, сроки и порядок обработки персональных данных в сервисе ТенантФлоу (далее — Сервис), а также меры по их защите. Политика составлена в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон) и опубликована во исполнение части 2 статьи 18.1 Закона.

Оператор персональных данных

Политика — информационный документ. Ознакомление с ней при регистрации не является согласием на обработку персональных данных. Данные, необходимые для заключения и исполнения договора, обрабатываются на самостоятельном правовом основании, указанном для каждой цели в разделе 3. Если для новой функции потребуется согласие, оно будет запрошено отдельно, для конкретной цели и конкретного перечня данных.

Персональные данные обрабатываются с использованием средств автоматизации. Решений, порождающих юридические последствия для пользователя, исключительно на основании автоматизированной обработки Оператор не принимает: результаты подбора и расчёта носят информационно-справочный характер.

2. Субъекты персональных данных

• пользователи, зарегистрировавшие учётную запись, в том числе действующие в интересах организации или индивидуального предпринимателя;
• посетители сайта Сервиса;
• контактные лица, которых пользователь указал в профиле коммерческого предложения, например его сотрудники;
• лица, направившие обращение Оператору;
• пользователи, оплачивающие услуги Сервиса (после включения оплаты);
• представители торговых сетей, давшие согласие на размещение своих контактов в справочнике Сервиса.

Справочник Сервиса содержит организационные контакты торговых сетей: страницы для арендодателей на их официальных сайтах, адреса и телефоны отделов и общих линий. Такие сведения не относятся к определённому или определяемому физическому лицу и не рассматриваются Оператором как персональные данные. Имена, должности, именные адреса и рабочие телефоны сотрудников сетей включаются в справочник только с их согласия на распространение (п. 3.9).

3. Цели, состав данных, основания и сроки

3.1. Регистрация, вход и предоставление функций Сервиса

Субъекты: зарегистрированные пользователи; контактные лица, которых пользователь указал в профиле коммерческого предложения.

Данные:

• адрес электронной почты; имя или обращение — только если пользователь его указал;
• пароль в виде результата стойкого одностороннего хеширования с индивидуальной солью, внутренний идентификатор учётной записи;
• дата регистрации, дата и время последнего входа и последней активности, статус подтверждения адреса электронной почты;
• факт, дата и редакция принятой оферты и ознакомления с Политикой;
• хеши одноразовых ссылок для подтверждения адреса и восстановления пароля, их назначение и срок действия (сами ссылки не хранятся);
• при регистрации — адрес электронной почты, на который отправлен код подтверждения, хеш этого кода, число попыток ввода и срок действия (сам код не хранится), до завершения регистрации или истечения срока;
• сведения об объектах недвижимости: название, регион, город, адрес — если пользователь указал его для анализа локации или коммерческого предложения, точка объекта на карте — если пользователь её поставил, технические параметры помещения, статус объекта, статусы и избранное по арендаторам, история подборов, открытые расширенные ТЗ;
• для коммерческого предложения (КП) — сведения профиля КП: название компании, имя контактного лица, номер телефона и адрес электронной почты для связи, логотип; фотографии помещения (не более пяти на объект; сведения о месте съёмки из файла при загрузке удаляются), вид сделки, цена, описание и другие параметры предложения;
• сведения о тарифе, сроке и объёме доступа, использовании лимитов и ТЗ-кредитов.

Сведения об объекте недвижимости сами по себе обычно не являются персональными данными. Если конкретная запись позволяет определить физическое лицо, она обрабатывается по правилам настоящей Политики. Пользователь не должен вносить данные третьих лиц без законного основания для их передачи Оператору. Если в профиле КП указаны имя и телефон другого лица, например сотрудника, пользователь отвечает за наличие у него согласия или иного законного основания; на фотографиях помещения не должно быть людей, которых можно узнать.

Основание: пункт 5 части 1 статьи 6 Закона — заключение по инициативе пользователя и исполнение договора, стороной которого он является. Если пользователь действует в интересах организации или индивидуального предпринимателя, — также пункт 7 части 1 статьи 6 Закона: законный интерес Оператора и клиента в исполнении договора. Для имени, телефона и адреса электронной почты контактного лица в профиле КП, если это не сам пользователь, — пункт 7 части 1 статьи 6 Закона: законный интерес пользователя в подготовке и направлении коммерческого предложения; эти сведения попадают только в КП, которое формирует сам пользователь.

Сроки: до удаления учётной записи. Учётная запись, адрес электронной почты которой не подтверждён в течение 14 дней после регистрации, удаляется автоматически вместе со всеми связанными с ней сведениями (очистка выполняется ежедневно). История подборов дополнительно ограничена 365 днями и 200 запусками на объект и очищается автоматически ежедневно. Одноразовые ссылки действуют 24 часа (подтверждение адреса) и 1 час (восстановление пароля), их хеши удаляются не позднее суток после истечения срока. Код подтверждения при регистрации действует 15 минут; запись о нём вместе с адресом удаляется после регистрации или не позднее часа после истечения срока. Профиль КП хранится до его изменения пользователем или удаления учётной записи, фотографии помещения — до их удаления пользователем или удаления объекта. Коммерческие предложения в формате PDF формируются по запросу и в Сервисе не хранятся.

Проверка адреса при регистрации: чтобы исполнить требования части 10 статьи 8 Федерального закона № 149-ФЗ, сервер запрашивает DNS-записи почтового домена (часть адреса после «@») и не принимает адреса иностранных почтовых сервисов. Имя пользователя и другие данные в такой запрос не входят.

3.2. Анализ локации (расчёт потенциала)

Субъекты: зарегистрированные пользователи, если введённый ими адрес объекта или поставленная ими точка на карте относится к определяемому физическому лицу.

Данные: адрес объекта, введённый пользователем; точка объекта на карте, если пользователь её поставил.

Основание: пункт 5 части 1 статьи 6 Закона.

Если пользователь поставил точку объекта на карте, сервер Сервиса передаёт в картографический сервис 2ГИС координаты этой точки, радиус и категории объектов для подсчёта окружения; адрес в 2ГИС не передаётся. Если точка не поставлена, сервер передаёт в 2ГИС адрес для определения координат, а затем — координаты, радиус и категории объектов. Электронная почта, имя, пароль и платёжные данные пользователя в эти запросы не включаются. Координаты, определённые 2ГИС по адресу, распознанный адрес и ответы 2ГИС в Сервисе не сохраняются. Зоны пешей и автомобильной доступности, жители и объекты рядом рассчитываются на сервере Сервиса по собственным данным (OpenStreetMap, Kontur Population) без обращения к сторонним сервисам; карта (подложка OpenStreetMap) загружается с сервера Сервиса.

В карточке объекта хранятся введённый пользователем адрес, поставленная им точка на карте и рассчитанный отчёт — индекс, его составляющие, агрегированные показатели окружения, например число остановок и конкурентов, и сведения об объектах рядом по OpenStreetMap — до нового расчёта, изменения параметров объекта или его удаления, но не дольше срока, указанного в п. 3.1. Точка на карте удаляется и при смене города объекта. Ссылки «Яндекс Карты», «2ГИС» и «Панорама фасада» открывают сторонний сервис в браузере пользователя по его выбору; при этом сторонний сервис получает адрес или точку объекта из ссылки.

3.3. Бонусы и реферальная программа

Субъекты: зарегистрированные пользователи.

Данные: бонусный баланс, операции начисления, списания и корректировки баллов; реферальный код учётной записи; если регистрация выполнена по реферальной ссылке, — связь учётной записи с учётной записью пригласившего пользователя, статус приглашения, даты регистрации по приглашению и первой оплаты, давшей право на начисление.

Основание: пункт 5 части 1 статьи 6 Закона — условия программы входят в оферту (п. 4.10).

Пригласившему пользователю Сервис показывает только общее число приглашённых, число приглашённых, чьи оплаты дали право на начисление, и операции начисления и корректировки баллов. Имя, адрес электронной почты, идентификатор учётной записи и наименование оплаченной услуги приглашённого ему не показываются. Поскольку размер начисления зависит от оплаченного тарифа, по сумме баллов пригласивший может понять, какой тариф оплачен. Если платёж приглашённого возвращён, начисленные за него баллы списываются отдельной операцией корректировки, поэтому пригласивший может понять и то, что платёж был возвращён.

Сроки: до удаления учётной записи пользователя; при удалении учётной записи приглашённого удаляются и связанные с ним записи программы.

3.4. Обращения и поддержка

Субъекты: пользователи, посетители сайта, иные лица, направившие обращение.

Данные: адрес электронной почты, содержание обращения и сведения, которые отправитель сообщил сам.

Основание: пункт 5 части 1 статьи 6 Закона — для пользователей и лиц, обратившихся по поводу будущего договора; пункт 7 части 1 статьи 6 Закона — законный интерес Оператора отвечать на поступившие обращения при соблюдении прав субъекта.

Сроки: не более 3 лет с даты последнего сообщения по обращению, если более длительное хранение не требуется для защиты прав в споре.

3.5. Оплата и кассовые чеки

Обработка начнётся после включения оплаты в Сервисе.

Субъекты: пользователи, оплачивающие услуги.

Данные: адрес электронной почты для направления чека; идентификаторы заказа, платежа и возврата; наименование и состав услуги; для разовой услуги — ссылка на объект или расширенное ТЗ сети, к которым она относится (при удалении объекта ссылка удаляется), и отметка о её оказании; для периодического тарифа — дата окончания оплаченного срока и сведения о кассовом чеке зачёта предоплаты; редакция оферты, принятая при оплате; сумма, валюта, статус; даты создания, изменения и оплаты; сведения кассового чека в части, относящейся к пользователю. Реквизиты банковских карт Оператор не получает и не хранит: данные карты вводятся на стороне ЮKassa.

Основание: пункты 2 и 5 части 1 статьи 6 Закона; Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ — в части кассового чека; Налоговый кодекс Российской Федерации — в части учёта доходов и расходов.

Сроки: 5 лет после окончания календарного года, в котором проведён платёж, зачёт предоплаты или возврат, — срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации), независимо от удаления учётной записи. После удаления учётной записи сведения используются только для указанной цели. По истечении срока записи удаляются автоматически.

3.6. Безопасность и диагностика

Субъекты: пользователи и посетители сайта.

Данные: идентификатор сессии и токен защиты от межсайтовой подделки запросов (в файлах cookie); дата и время запроса, запрошенный адрес страницы или метода, код и длительность ответа — в журнале веб-сервера; те же сведения о запросах, вид операции с учётной записью (регистрация, подтверждение адреса, смена пароля) и её внутренний номер — в журнале приложения; IP-адрес — только в оперативной памяти для ограничения частоты запросов, без записи в журналы и базу данных.

Из журнала веб-сервера удаляются IP-адрес, сведения о браузере (User-Agent), заголовки прокси и Referer; значения одноразовых токенов, идентификаторов заказа, реферальных кодов и поисковых строк заменяются заглушкой. Журналы приложения и журнал инцидентов не содержат паролей, адресов электронной почты и введённых пользователем текстов.

Основание: пункт 7 части 1 статьи 6 Закона — законный интерес Оператора в обеспечении безопасности Сервиса при соблюдении прав субъекта; статья 19 Закона.

Сроки: журнал веб-сервера — не более 30 дней; журнал приложения — не более 30 дней; журнал инцидентов — не более 90 дней; счётчики ограничения частоты запросов — в оперативной памяти не дольше 25 часов после последнего запроса, при перезапуске приложения удаляются.

3.7. Статистика использования Сервиса

Субъекты: зарегистрированные пользователи.

Данные: дата регистрации, дата и время последнего входа и последней активности; признак «онлайн» определяется по активности открытой вкладки Сервиса за последние минуты; сведения об источнике перехода, с которого выполнена регистрация: метки из адреса ссылки (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term), адрес первой открытой страницы сайта Сервиса и доменное имя сайта, с которого пользователь перешёл.

Сведения об источнике перехода до регистрации находятся только в браузере пользователя (п. 9) и передаются Сервису один раз — вместе с формой регистрации. О посетителе, который не зарегистрировался, они не сохраняются. Оператор использует их, чтобы подсчитать, сколько регистраций и оплат пришло с каждого источника.

Основание: пункт 7 части 1 статьи 6 Закона — законный интерес Оператора в оценке нагрузки, востребованности Сервиса и каналов, по которым о нём узнают. Данные не используются для показа рекламы и профилирования и не передаются рекламным и аналитическим сервисам.

Сроки: до удаления учётной записи.

3.8. Учёт уничтожения персональных данных

Субъекты: пользователи, чьи данные уничтожены.

Данные: внутренний номер учётной записи; при удалении по запросу — адрес электронной почты, на который была зарегистрирована учётная запись; перечень категорий уничтоженных данных, причина и дата уничтожения, сведения о том, какие данные сохранены и до какого срока.

Основание: пункт 2 части 1 статьи 6 Закона — обязанность подтверждать уничтожение персональных данных (статья 21 Закона, приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179).

Сроки: 3 года с даты уничтожения; затем запись журнала удаляется автоматически.

3.9. Контакты представителей торговых сетей в справочнике

Субъекты: представители торговых сетей, давшие согласие на размещение своих контактов.

Данные: фамилия, имя, отчество, должность, рабочий адрес электронной почты, рабочий телефон с добавочным номером, торговая сеть, форматы и территория, по которым представитель принимает предложения, — только те из них, которые представитель отметил в согласии; контакт для связи с Оператором; дата и срок согласия, установленные им условия и запреты; подписанное согласие и требование о прекращении распространения.

Цель: размещение рабочих контактов представителя в справочнике Сервиса, чтобы пользователи — собственники и брокеры коммерческой недвижимости — могли направлять ему предложения помещений для аренды торговой сетью.

Основание: согласие на обработку персональных данных, разрешённых субъектом для распространения (пункт 1 части 1 статьи 6 и статья 10.1 Закона). Согласие оформляется отдельным документом и передаётся Оператору непосредственно. Хранение подписанного согласия и требования о прекращении распространения после окончания размещения — пункт 7 части 1 статьи 6 Закона: законный интерес Оператора в подтверждении законности обработки.

Контакты видны только пользователям, вошедшим в личный кабинет (раздел «Контакты сетей» по адресу https://tenantflow.ru/#contacts и окно «Контакты» в карточке сети). На открытых страницах сайта и в коммерческих предложениях они не показываются. Письмо представителю пользователь отправляет из своей почты: Сервис готовит текст письма и по выбору пользователя открывает его почтовую программу или почту в браузере, передавая в ней адрес получателя. Оператор писем от своего имени по этим контактам не рассылает. Условия и запреты, установленные представителями, публикуются на странице https://tenantflow.ru/legal/contacts.html не позднее трёх рабочих дней с момента получения согласия, а дополнительные условия отдельного представителя — также в справочнике рядом с его контактом.

Сроки: контакт размещается на срок действия согласия, указанный в нём, — не более одного года, если согласие не продлено. Распространение прекращается с момента получения требования представителя (часть 13 статьи 10.1 Закона) или по истечении срока согласия; после этого контакт уничтожается в срок не более 30 дней. Подписанное согласие и требование о прекращении распространения хранятся 3 года после прекращения распространения и в справочнике не показываются.

4. Действия с персональными данными

В зависимости от цели Оператор совершает следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ) лицам, указанным в разделе 5, блокирование, удаление и уничтожение. Распространение персональных данных осуществляется только в цели, указанной в п. 3.9, на основании согласия субъекта на распространение и с соблюдением установленных им условий и запретов; в остальных целях распространение не осуществляется.

5. Передача персональных данных

Оператор не продаёт персональные данные и не передаёт их третьим лицам для рекламы. Передача возможна только в объёме, необходимом для указанных целей:

• АО «Селектел» — размещение Сервиса, базы данных и резервных копий на серверах в дата-центрах в Москве. По поручению Оператора (поручение от 02.10.2026 к пользовательскому соглашению № 676719 от 04.09.2026) Селектел осуществляет хранение и уничтожение персональных данных в составе базы данных и резервных копий с обязанностью соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность персональных данных (часть 3 статьи 6 Закона); иных действий с содержимым базы данных он не совершает.
• ООО «ВК» (сервис Mail.ru) — отправка служебных писем для подтверждения адреса и восстановления доступа, получение и хранение обращений, направленных на адреса Оператора. В служебное письмо входят адрес получателя и текст письма; имя пользователя в него не включается.
• ООО «ДубльГИС» (сервис 2ГИС) — адрес объекта или точка, поставленная пользователем на карте, координаты и параметры поиска для анализа локации (п. 3.2).
• ООО НКО «ЮМани» (сервис ЮKassa) — после включения оплаты: адрес электронной почты, сумма, валюта, наименование услуги, идентификаторы заказа и иные сведения платежа и чека.
• Пригласивший пользователь — если регистрация выполнена по его реферальной ссылке: только сведения о начислении и корректировке баллов в объёме, указанном в п. 3.3.
• Пользователи, вошедшие в личный кабинет — контакты представителей торговых сетей, давших согласие на распространение, в объёме, указанном в согласии (п. 3.9).
• Уполномоченные государственные органы — в случаях и объёме, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Если обработка поручается третьему лицу, поручение оформляется договором с требованиями к конфиденциальности и безопасности, установленными статьёй 6 Закона.

Базы данных, в которых записываются, систематизируются, накапливаются, хранятся, уточняются и извлекаются персональные данные, находятся на территории Российской Федерации. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется. До её начала, если она потребуется, Оператор выполнит требования статьи 12 Закона и актуализирует настоящую Политику.

6. Прекращение обработки и уничтожение

• По достижении цели обработки и при удалении учётной записи данные уничтожаются в срок не более 30 дней, если иное не предусмотрено законом или договором. Платёжные сведения хранятся до истечения срока, указанного в п. 3.5.
• По требованию субъекта данные, которые получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, уничтожаются в срок не более 7 рабочих дней со дня представления подтверждающих сведений.
• Требование о прекращении обработки исполняется в срок не более 10 рабочих дней с даты его получения, если обработка не продолжается на основании, предусмотренном Законом; этот срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с направлением мотивированного уведомления.
• Распространение контактов представителя торговой сети (п. 3.9) прекращается с момента получения его требования, которое должно содержать фамилию, имя, отчество, контактные данные и перечень данных, распространение которых нужно прекратить.
• При выявлении неправомерной обработки она прекращается в течение 3 рабочих дней, а если обеспечить её правомерность невозможно, данные уничтожаются в течение 10 рабочих дней с даты выявления.
• Если уничтожить данные в указанный срок невозможно, Оператор блокирует их и уничтожает в срок не более 6 месяцев, если иной срок не установлен федеральным законом.

Уничтожение выполняется удалением записей из базы данных и файлов Сервиса. Резервные копии диска хранятся ограниченный срок — не более 21 дня. Копии базы данных, которые Оператор создаёт перед техническими работами, удаляются после их завершения и в любом случае хранятся не более 21 дня. Удалённые данные исчезают из копий по мере их смены и не возвращаются в работу при восстановлении из резервной копии. Каждое уничтожение записывается в журнал (п. 3.8) и подтверждается актом и выгрузкой из этого журнала в соответствии с требованиями, утверждёнными приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

7. Права субъекта персональных данных

Субъект персональных данных вправе:

• получить сведения об обработке своих данных: подтверждение факта обработки, правовые основания и цели, способы обработки, наименование и адрес Оператора, сведения о лицах, получающих доступ к данным, состав данных и источник их получения, сроки обработки и хранения, порядок осуществления прав, сведения о трансграничной передаче и о лицах, обрабатывающих данные по поручению Оператора;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполны, устарели, неточны, получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели;
• требовать прекращения обработки своих данных в случаях, предусмотренных Законом;
• отозвать согласие, если обработка основана на согласии, и в любое время потребовать прекратить распространение своих данных, разрешённых для распространения;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в суд.

Запрос направляется на адрес max.anciferov@mail.ru. Чтобы Оператор мог убедиться, что запрос направил сам пользователь, его лучше отправить с адреса, на который зарегистрирована учётная запись. Ответ предоставляется в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса; этот срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с направлением мотивированного уведомления. Неполные или неточные данные уточняются в течение 7 рабочих дней после представления подтверждающих сведений.

8. Меры защиты

• передача данных между браузером и Сервисом выполняется только по протоколу HTTPS с обязательным переключением на защищённое соединение;
• пароли хранятся в виде необратимых хешей с индивидуальной солью; после смены пароля ранее открытые сессии завершаются;
• идентификатор сессии передаётся в защищённом cookie, недоступном сценариям на странице; изменяющие запросы защищены от межсайтовой подделки;
• ограничена частота запросов на вход, регистрацию, восстановление доступа и ресурсоёмкие операции;
• доступ к административным функциям разграничен и предоставляется отдельно;
• база данных не доступна из сети Интернет напрямую; доступ к серверу выполняется по криптографическим ключам;
• из журналов исключены IP-адреса, сведения о браузере и значения одноразовых токенов;
• выполняется ежедневное резервное копирование с ограниченным сроком хранения копий.

9. Файлы cookie и хранилище браузера

Сервис использует только строго необходимые файлы cookie: идентификатор сессии для поддержания входа и токен защиты от межсайтовой подделки запросов. Если пользователь перешёл по реферальной ссылке, реферальный код до регистрации хранится в хранилище браузера (sessionStorage) и удаляется после регистрации или закрытия вкладки. Там же до регистрации хранятся сведения об источнике перехода (п. 3.7): метки из адреса ссылки, адрес первой открытой страницы и доменное имя сайта, с которого выполнен переход; они удаляются после регистрации или закрытия вкладки. В постоянном хранилище браузера (localStorage) запоминается только выбранный пользователем способ открыть письмо сети (например, «Яндекс Почта»), чтобы в следующий раз предложить его первым; это значение остаётся в браузере и Сервису не передаётся. Файлы cookie для рекламы, профилирования и сторонней аналитики не применяются. Отключение необходимых cookie делает вход в Сервис невозможным.

10. Изменение Политики

Оператор вправе изменять настоящую Политику. Актуальная редакция размещается по адресу https://tenantflow.ru/legal/policy.html с указанием даты редакции. Если для новой обработки требуется согласие, оно получается отдельно; продолжение использования Сервиса само по себе согласие не заменяет.

Редакция от 28.10.2026